Todo lo que tienes que saber para que tu empresa migre al insourcing

El 21 de abril la Cámara de Senadores aprobó las reformas a ocho leyes en materia de outsourcing o subcontratación. El dictamen fue promulgado y publicado dos días después en el Diario Oficial de la Federación (DOF). Desde entonces, la reforma ha generado un ambiente de incertidumbre, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas (Pymes).

Esta reforma prohíbe la subcontratación de personal que realice tareas permanentes o esenciales; sin embargo, las empresas pueden continuar tercerizando la contratación de personal que se dedique a obras o servicios especializados que no formen parte de la actividad económica principal o giro de la misma. 

En caso de incumplir con la normativa, las sanciones que se contemplan van de 2 mil a 50 mil veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), es decir, de 179 mil 240 a 4 millones 481 mil pesos. 

“Con las reformas a la ley, las empresas necesitan contratar a sus empleados directamente bajo su razón social; sin embargo, la transición de un modelo a otro puede ser un desafío si las compañías no cuentan con la orientación adecuada”, señala Andrea Rojas, Head de People Operations en Runa, sistema de nómina y gestión de Recursos Humanos.

¿Qué es el insourcing?

El insourcing es la internalización de un servicio que antes se realizaba de forma externa. En términos de subcontratación laboral, este modelo implica que la empresa maneja de manera interna la administración de la nómina. De esta forma, los colaboradores son contratados bajo la razón social de la empresa para la que trabajan.

Los empleados con este esquema normalmente están contratados por sueldos y salarios, esto significa que la totalidad de sus salarios son informados al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y, por tanto, se paga la carga de seguridad social que corresponde como empleador.

Existen algunas excepciones, entre las que se encuentran los pasantes, trabajadores por honorarios y trabajadores asimilados a salarios. Aunque, la mayoría del equipo debe estar bajo sueldos y salarios adscritos a la empresa empleadora, de acuerdo con la nueva regulación.

¿Cuáles son sus beneficios y retos?

Con la migración al insourcing, las empresas deberán cumplir con todos los requerimientos exigidos tras la reforma para estar amparadas en caso de una auditoría por parte de instituciones o dependencias como la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), Servicio de Administración Tributaria (SAT), Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit) o el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). 

Para los trabajadores, laborar bajo este esquema puede significar un cambio positivo, ya que si el empleador declara su salario completo, se crea una base más grande de seguridad social para él. 

Sin embargo, el insourcing también puede representar ciertos desafíos para las empresas, específicamente para las Pymes, ya que para incorporarse a este esquema es necesario acercarse a un especialista para que verifique el cumplimiento de los procesos.

Migrar hacia esta modalidad puede ser más sencillo si se cuenta con una licencia de software especializado para manejar la nómina.

Pero a pesar de estos beneficios, otro reto que deberán sortear las empresas son los costos, incluidas las comisiones que una institución financiera puede cobrar por dispersar la nómina del trabajador.

Factores a considerar al pasar de outsourcing a insourcing

El proceso de migración de un esquema a otro puede ser complejo. De acuerdo con La guía del insourcing en México, elaborada por Runa, estos son los elementos más importantes por considerar en esta transición. 

• Contratos. Si los contratos de los empleados se habían pactado con una outsourcer, se requiere un nuevo documento firmado entre el colaborador y la empresa para la que realmente trabaja. En este nuevo contrato se debe especificar la política de vacaciones, prima vacacional, los turnos del trabajo, las formas de pago, aguinaldo, periodo de nómina y si existen prestaciones adicionales. 

• Alta de empleados en el IMSS. Debido a que los empleados ahora están en la nómina de la empresa y no contratados a través de outsourcing, se les debe registrar en el IMSS. Como parte de sus obligaciones, la empresa tiene que cumplir con una serie de requisitos. El patrón debe comunicar cualquier cambio respecto de la contratación de un empleado, pagar de manera correcta las cuotas obrero-patronales, entre otros. 

• Fecha de antigüedad. Cuando la empresa migre empleados de un esquema a otro, es importante que se fije una política con respecto a la fecha de antigüedad de los colaboradores. Como la relación laboral entre las partes empezó a través de outsourcing, se recomienda utilizar la fecha de inicio con el subcontratista como fecha de antigüedad. Esta fecha es importante en la nómina porque a raíz de ésta se determinan prestaciones como las vacaciones, la prima vacacional, además de impactar las liquidaciones y finiquitos.